aconsea Blog

Gebäudepotenziale und Desksharing

Kennen Sie die Potenziale in ihren Immobilien? Der Blick von außen erlaubt es, Potenziale aus der Gebäude- und Flächenstruktur leichter zu entdecken. Nehmen Sie den Standpunkt des Nutzers ein, und Ihnen werden auf einmal Dinge zur Optimierung Ihrer Objekte und bei den Flächenangeboten auffallen, die Ihnen bisher verborgen waren. Alleine durch die richtige Führung der Erschließungen oder Definition der richtigen Achsmaße lässt sich die Flächenwirtschaftlichkeit leicht um bis zu 5% steigern. Dies bedeutet eine signifikante Kostensenkung aus Nutzersicht.

Sie haben die Flächen bereits durchoptimiert, der Flächenverbrauch liegt bereits bei 12 m² NF 2 pro Arbeitsplatz und sie müssen weiter Flächenkosten einsparen? Dann sollten Sie kritisch prüfen, ob Desksharing nicht ein geeigneter Lösungsansatz ist. Seit über 10 Jahren ist Desksharing in Deutschland etabliert. Die Vorbehalte gegenüber Desksharing haben sich bei der richtigen Konzeption nicht bestätigt. Die erfolgreiche Einführung von Desksharing benötigt einen Ansatz, der weit über das Thema Fläche hinausgeht. Die Integration von IT, HR und das Management sind absolut notwendig. Die Projekt können oft investitionsarm durchgeführt werden, so dass der Break-Even innerhalb von 12 Monaten liegt. So unterschiedlich wie die Ausgangssituationen in den Organisationen sind auch die Lösungen. Die bestätigen die Projekterfahrungen von aconsea seit 1999.

Mit dem Methodenset von aconsea werden für die individuelle Ausgangssituationen in einem effizienten und interaktiven Prozess die Potenziale und Risiken identifiziert. Die Entscheider können dann festlegen, ob zuerst das Gebäude oder zuerst das Arbeitskonzept, oder beide gleichzeitig optimiert werden.

Flexible Büros = Ertragreiche Unternehmen

Neue Entwicklungen bei Flächenstrategien und im Miet- und Arbeitsrecht

Immobiliennutzung ist ein erheblicher Kostenblock, den Unternehmen gerade jetzt reduzieren wollen. Gleichzeitig gilt es, die Prozesse und damit ihre Hülle auf den nächsten Wachstumsschub vorzubereiten. Die Flächenstrategie ist eine wichtige Voraussetzung für ein gesundes Unternehmenswachstum. Neue Konzepte sind oft wichtiger als die reine Miethöhe eines Büros. Effizienz kommt vor Repräsentativität, lautet das Credo.

In der aktuellen Situation lassen sich Maßnahmen zur Verbesserung der organisatorischen Qualität und Effizienz wie Flächenoptimierungen, prozessorientierte Nutzerbedarfsprogramme und Change Management gut durchsetzen, wenn man die Krise als Chance begreift. Gemeinsam mit Menold Bezler Rechtsanwälte und Heuer-Dialog setzt aconsea in der Veranstaltung Impulse, um seine Strukturen im Flächenmanagement und Gebäudeportfolio zu verbessern. Mit neuen methodischen Ansätzen lassen sich die Mitarbeiter schnell und effizient einbinden und die richtigen Stellschrauben drehen.

Never miss a good crisis

dieses Zitat von der US-Außenministerin Hillary Clinton sollte ein Signal für alle Flächenverantwortlichen in den Unternehmen gelten.

Jetzt können die richtigen Weichen im Flächenmanagement für auf den ersten Blick unpopuläre Veränderungen um einiges leichter gestellt werden, als in Zeiten, in denen scheinbar sowieso alles gut läuft. Flächenoptimierungen haben eine größere Akzeptanz, weil jeder weiß, dass der Verdienst eines Unternehmens in der richtigen Kostenstruktur liegt und es ist überall Sparen angesagt. Entscheidend beim Sparen ist jedoch, dass die Flächenoptimierung nicht auf eine einfache Flächenreduzierung hinausläuft und dass das richtige Fundament für den nächsten Wachstumsschub gelegt wird.

Mit der organisatorischen Gebäudeberatung lassen sich auf Basis der Produktionsprozesse die Anforderungen an die Gebäude so beschreiben, dass sie die Nutzungsprozesse optimal unterstützen. Die richtige Stelle zum Sparen im Flächenportfolio kann aus Sicht der Arbeitsprozesse leichter identifiziert werden. Es spielt keine Rolle, ob die Nutzung aus der klassischen Produktion, Büro und Verwaltung, Bildung und Lehre oder aus dem Bereich Wohnen kommt. Die Stufe zwischen der Prozessanalyse und dem Gebäudeentwurf/-anforderungsprofil ist das Nutzerbedarfsprogramm. Aconsea setzt bei der Entwicklung von Nutzerbedarfsprogrammen auf Analyse und Kommunikationsmethoden, die die Nutzer aktiv einbinden und deren Information in Datenbank effizient verdichten.

Im letzten Jahr wurden mit diesen Methoden u. a. ein Trainingszentrum mit ca. 8.000 m² und ein Verwaltungsgebäude mit ca. 15.000 m² realisiert.

Proaktive Flächenmanager nutzen die aktuelle Situation um mit den richtigen Einschnitten den Weg in die optimierte Zukunft im Flächenmanagement zu gehen.

Der aktuelle Status des Flächenmanagements der großen Unternehmen ist nicht bekannt. Daher werden bei einem Vergleich der Flächenverbräuche häufig Äpfel mit Birnen verglichen. Die mangelnde Transparenz erschwert die Argumentation für neue und innovative Lösungen, die der Flächenoptimierung dienen.

Aconsea, der Spezialist für organisatorische Gebäudeberatung hat zur Erfassung des Status des „Flächenmanagement 2008“ eine Umfrage bei den Großunternehmen Deutschlands durchgeführt. Die Ergebnisse werden am 22.10.2008, 16 Uhr bis 19 Uhr in den Räumen des Verwaltungsgebäudes der neuen Messe Stuttgart im Rahmen des „Dialogs Flächenmanagement“ vorgestellt. Gleichzeitig möchten wir einen Dialog unter den Flächenprofis starten.

Interesse? Bitte melden Sie sich kurzfristig bei Frau Pavic (v.pavic@aconsea.com) an.

Flächeneinsparung = Flächenoptimierung?

Welches sind die richtigen Stellglieder und Messgrößen für die Büroflächen, wenn man die optimale Flächengröße festlegen will? War bis vor 2 Jahren der Anlass für eine Flächenoptimierung in unseren Projekten oft der Wunsch, Kosten zu sparen, und damit primär mit einer Flächenreduzierung verbunden, rücken jetzt die qualitativen Aspekte der Fläche in den Mittelpunkt. Die Fläche, die Gestaltung der Arbeitsplätze, der gesamte Eindruck den das Büro macht, wird zu einem Argument, für die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitern.

Die Grenze, ab der das Sparen an Fläche kontraproduktiv werden kann, liegt unserer Erfahrung nach bei 12 m² NF 2 pro Arbeitsplatz. Bei diesem Wert lassen sich noch gute Arbeitsplätze kombiniert mit Mehrwertflächen für die Kommunikation, Projektarbeit etc. realisieren. Bei einem Wert von über 12 m² besteht meist noch ein Potenzial an Flächeneinsparung, ohne dass die Qualität der Arbeitswelten darunter leidet. Natürlich – je weniger Fläche zur Verfügung steht, desto genauer muss auf den Flächenmix und die Flächenausstattung geachtet werden.

Hier sind präzise Analysen der heutigen und zukünftigen Situation und deren richtige Interpretation notwendig. Nur dann lassen sich Synergieeffekte zwischen verschiedenen Flächen, z. B. die Mehrfachnutzung von Eingangszonen für Lieferantengespräche und Empfang identifizieren, aber auch neue Bedarfe für neue Nutzungen fassen bzw. erweiterte Qualitätsanforderungen für Flächen wie solche aus der Raumakustik präzise beschreiben.

Mit Werkzeugen der organisatorischen Gebäudeberatung von aconsea, die die neuesten wissenschaftlichen Erkenntnisse aus der Organisations- und Personalentwicklung aufnehmen, lassen sich die idealen Flächenmixe entwickeln.

Für Mieter ergibt sich die Chance, weniger, und dafür optimierte Fläche mit einer hochwertigen Ausstattung anzumieten. In diesen modernen Büros sind Mitarbeiter um bis zu 36% produktiver (Fraunhofer IAO). Der Vermieter/Projektentwickler kann über ein präzises Flächenangebot seine Vermarktungschancen steigern und eine nachhaltige Vermietung sichern, um im Zweifelsfall lieber in weniger und dafür die richtigen Quadratmeter zu investieren.

Das Flächenmanagement für die Büroflächen steht in diesen Jahr vor großen Umbrüchen: Die Controller wollen, dass die Kosten weiter reduziert werden, die Personalabteilungen wollen attraktive Arbeitswelten, damit die guten Mitarbeiter bleiben und neue Leistungsträger gewonnen werden. Gleichzeitig müssen wir uns auf einen kontinuierlich steigenden Altersdurchschnitt der Beschäftigten einrichten.  

Die organisatorische Gebäudeplanung im Rahmen des Flächenmanagement kann die Brücke zwischen diesen Anforderungen herstellen, in dem in einer effizienten Analyse die Parameter für die richtigen Nutzerbedarfsprogramme erfasst und die passenden Konzepte entwickelt. Die Handlungsebenen reicht von der Definition des Gebäudes mit den richtigen Flächenbenchmarks über die Qualitäten, die teilweise bei der Objektauswahl bis im Detail vorliegen müssen bis hin zur aktiven Einbindung der Nutzer.

Im Ergebnis sind flächenwirtschaftliche Grundrisse machbar, die das richtige Image ausstrahlen und für die Mitarbeiter attraktiv sind.